• Maria

Vajaakäyttöinen tila käyttöön! Näin perustat etätyöpisteen - suunnittele nämä 6 asiaa huolella

Nämä vinkit on koottu avuksi etätyötilan perustamiseen. Olisiko sinulla jouten tila, joka soveltuisi toimistoksi? Onko olemassa olevassa toimistossasi tyhjiä huoneita? Olisitko valmis vuokraamaan ne eteenpäin etätyötä tekevälle?

1. Sopiva tila - Satunnainen etätyö silloin tällöin ei vaadi tiloilta paljon. Rauhallinen paikka, jossa on tuoli ja pöytä saattaa riittää. Ihmisillä on usein oma nettiyhteyskin mukanaan puhelimessa, joten voi olla, että tärkein asia, mitä etätyötä tekevä tilassasi arvostaa, on työrauha. Lisää vaatimuksia tilalle tulee, jos etätyötä tehdään vakituisesti. Työergonomia; työtuolit, sähköpöydät voivat olla oleellisesti käyttäjien viihtyvyyteen vaikuttavia tekijöitä. Mahdollisuus ruokailuun (ruuan säilyttäminen, lounasravintola lähellä), kahvi, ruokailuun varattu erillinen tila voivat olla houkuttelevia tai luotaantyöntäviä tekijöitä tilallesi. Panostamalla sisutukseen ja viihtyvyyteen saatat houkutella omaa toimistoa suunnittelevia kääntymään puoleesi, sillä yksi syy käyttää yhteisöllisiä työtiloja tai etätyötiloja on oman toimiston perustamisesta syntyvien kustannusten pienentäminen.


2. Tilaan pääsy - miten etätyötilaan pääsee? Etätyötä tekevä ei halua yllättyä, että on suunnitellut pääsevänsä tilaan aloittamaan palaverinsa ajoissa, mutta ei pääsekään tilaan sisälle syystä tai toisesta. Vaatiiko tilaan pääsy varaamista? Onko ovi auki vai täytyykö avain hakea jostain? Esimerkiksi Toholammin kunnan tarjoamaan etätyötilaan pääsee varaamalla ja maksamalla tilan netissä, eikä koko prosessissa tarvita ihmistä, paitsi se tilan käyttäjä, kätevää!


3. Hinnoittelu ja maksaminen - paljonko tila maksaa? Miten maksu suoritetaan? Harva toimija tarjoaa tiloja käyttöön ilmaiseksi ja etätyötä tekevät myös maksavat mielellään tilan käytöstä pienen summan, jos kokevat tilan käytön muuten tarpeelliseksi, mutta tilan maksaminen kannattaa tehdä selväksi ja selkeäksi. Maksaako tilankäyttäjä päivittäin vai voiko tilan maksaa kuukaudeksi kerrallaan? Maksetaanko tila ennen käyttöä, paikalle tullessa vai käytön jälkeen? On myös olemassa kuukausimaksullisia palveluja netissä, jotka tarjoavat joustotiloille varaus- ja maksujärjestelmän, joiden kautta tämäkin puoli hoituu puoli-automaattisesti.


4. Turvallisuusasiat - myös turvallisuusasiat on syytä miettiä etätyöpistettä perustettaessa. 2017 voimaantullut laki (GDPR) velvoittaa järjestelemään asiat tietoturvan kannalta kuntoon, tosin jokainen yrittäjä / työntekijä on itse velvollinen huolehtimaan tietoturvasta, mutta ainakin asiaa voi auttaa tarjoamalla lukollisia kaappeja, hyvin ääntä eristäviä tiloja, joissa voi puhua puhelimessa tai pitää palaveria.


5. Viestintä - "Hyvä idea ja toimiva ratkaisu mutta kukaan ei tiedä siitä!" Erittäin yleinen ongelma ihan joka saralla. Muista siis viestiä riittävästi ja riittävälle yleisölle uudesta etätyötilastasi. Mieti sesongit, jolloin tilalle voisi olla enemmän käyttöä (esim. juhlapyhien ympärillä), lajittele kohderyhmät ja viesti heille kohdennetusti. Hyödynnä viestinnässä sosiaalinen media ja tiedottaminen! Huolehdi, että kaikki tarvittava tieto löytyy myös netistä. Muista viestinnän nyrkkisääntö, toisto, toisto ja toisto. Älä unohda opasteita paikanpäällä!


6. Yhteisö - Yhteisöllisyydessä piilee todellinen kulta. Tämän tietää moni yksinyrittäjä, joka on kokenut, että kotoa yhteisölliseen työtilaan muuttaminen on tuonut lisää asiakkaita. Monet uudet tuotteet ja palvelut syntyvät epävirallisissa kohtaamissa, kuten esimerkiksi etätyötilan kahvitunnilla tai yrittäjille järjestetyssä tapahtumassa... Jos haluat, että kunnassasi syntyy uutta liiketoimintaa ja tapahtumia, yksi hyvä tapa on törmäyttää aktiivisia ihmisiä toisiinsa!